Privacybeleid

1. Wie Wij Zijn

VELEXT levert websites, webapplicaties, AI-oplossingen, automatiseringen en aanverwante digitale diensten.

Voor de toepassing van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), is VELEXT de verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij de doeleinden en middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens bepalen.

Voor privacygerelateerde vragen of verzoeken kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die op onze website zijn gepubliceerd.

2. Persoonsgegevens Die Wij Kunnen Verzamelen

Afhankelijk van hoe u met VELEXT omgaat, kunnen wij informatie verwerken zoals:

• Naam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Facturatie- en factuurgegevens
• Informatie die via contactformulieren wordt verstrekt
• Communicatie tussen u en VELEXT
• Project- en contractinformatie
• Account- en Klantportaalgegevens
• Inlog- en beveiligingsgerelateerde informatie
• Technische informatie zoals IP-adres, browsertype en apparaatgegevens
• Informatie over websitegebruik en analyses
• Overige informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt

Wij verzamelen uitsluitend informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

3. Contactformulieren

Wanneer u een contactformulier verzendt, verwerken wij de door u verstrekte informatie zodat wij kunnen:

• Reageren op uw vraag
• Een mogelijk project voorbereiden of bespreken
• Gevraagde informatie verstrekken
• Passende administratie van zakelijke communicatie bijhouden

Afhankelijk van de omstandigheden kan de rechtsgrond bestaan uit het nemen van stappen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, de uitvoering van een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van zakelijke aanvragen en het beheren van klantrelaties.

4. Klantportaal

VELEXT kan klanten toegang bieden tot een beveiligd Klantportaal.

Het Klantportaal kan informatie bevatten zoals:

• Contracten en overeenkomsten
• Projectinformatie
• Projectstatus en documentatie
• Facturen en betaalgegevens
• Klantspecifieke documenten
• Communicatie of andere informatie met betrekking tot VELEXT-diensten

De toegang is beperkt tot geautoriseerde gebruikers.

Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van hun inloggegevens en dienen VELEXT te informeren wanneer zij vermoeden dat hun account of inloggegevens zijn gecompromitteerd.

VELEXT treft passende technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om Klantportaalgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.

5. Contracten, Projecten en Facturen

Wanneer u klant van VELEXT wordt, verwerken wij persoons- en bedrijfsgegevens die noodzakelijk zijn om:

• Contracten voor te bereiden en te beheren
• Projecten en diensten te leveren
• Over projecten te communiceren
• Ondersteuning en onderhoud te bieden
• Facturen op te stellen en te beheren
• Financiële en administratieve gegevens bij te houden
• Te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen

De rechtsgronden voor deze verwerking kunnen bestaan uit de uitvoering van een overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

6. Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers met onze website omgaan en om de prestaties, inhoud en gebruikerservaring te verbeteren.

Google Analytics kan informatie verwerken zoals:

• Bezochte pagina's
• Bij benadering vastgestelde locatie
• Apparaat- en browsergegevens
• Verwijzingsbron
• Interacties met de website
• Sessie- en gebruiksinformatie

Waar de geldende wetgeving dit vereist, worden niet-essentiële analysetechnologieën pas geactiveerd nadat u toestemming heeft gegeven via ons cookie-toestemmingsmechanisme.

U kunt uw toestemming intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen die op onze website beschikbaar zijn.

Nadere details vindt u in ons Cookiebeleid.

7. Waarom Wij Persoonsgegevens Verwerken

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor doeleinden waaronder:

• Het leveren van onze diensten
• Het beheren van klantrelaties
• Het beantwoorden van vragen
• Het beheren van contracten en projecten
• Het beheren van het Klantportaal
• Het verwerken van facturen en betalingen
• Het bieden van ondersteuning en onderhoud
• Het verbeteren van onze website en diensten
• Het beschermen van onze systemen en het voorkomen van misbruik
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

8. Rechtsgronden

Onder de AVG verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend wanneer wij daarvoor een passende rechtsgrond hebben.

Afhankelijk van de omstandigheden kan dit het volgende omvatten:

• Uw toestemming
• De uitvoering van een overeenkomst
• Het nemen van stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting
• Onze gerechtvaardigde belangen, mits die belangen niet zwaarder wegen dan uw fundamentele rechten en vrijheden

9. Dienstverleners

VELEXT kan gebruikmaken van vertrouwde externe dienstverleners voor diensten zoals:

• Hosting van websites en applicaties
• Database-infrastructuur
• Authenticatie
• Analyses
• E-mail
• Boekhouding en facturatie
• Cloudopslag
• Monitoring en beveiliging

Deze dienstverleners kunnen persoonsgegevens namens ons verwerken wanneer dit noodzakelijk is om hun diensten te leveren.

Waar vereist, hanteert VELEXT passende contractuele en organisatorische waarborgen met dienstverleners.

10. Internationale Gegevensoverdrachten

Sommige technologieleveranciers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens internationaal worden overgedragen, treft VELEXT passende maatregelen die vereist zijn op grond van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals het steunen op een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.

11. Bewaring van Gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens uitsluitend zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, waaronder het voldoen aan contractuele, boekhoudkundige, fiscale en wettelijke verplichtingen.

Verschillende categorieën informatie kunnen daarom verschillende bewaartermijnen hebben.

Wanneer informatie niet langer nodig is, wordt deze verwijderd, geanonimiseerd of op andere wijze behandeld in overeenstemming met de geldende wettelijke vereisten.

12. Gegevensbeveiliging

VELEXT treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Afhankelijk van het betreffende systeem kunnen de maatregelen het volgende omvatten:

• Veilige authenticatie
• Versleutelde verbindingen
• Toegangscontroles
• Veilige hostinginfrastructuur
• Back-ups
• Monitoring
• Software- en beveiligingsupdates
• Beperkte administratieve toegang

Geen enkel op internet gebaseerd systeem kan volledig veilig worden gegarandeerd. Wij evalueren daarom voortdurend beveiligingsmaatregelen die passend zijn bij de aard van onze diensten en de verwerkte informatie.

13. Uw Rechten

Onder de AVG kunt u het recht hebben om:

• Uw persoonsgegevens in te zien
• Onjuiste persoonsgegevens te corrigeren
• Verwijdering van persoonsgegevens te verzoeken
• Bepaalde verwerking te beperken
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerking
• Bepaalde gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen
• Toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking van de toestemming heeft plaatsgevonden.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met VELEXT.

Mogelijk moeten wij uw identiteit verifiëren voordat wij bepaalde verzoeken kunnen inwilligen.

14. Klachten

Als u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet correct zijn behandeld, neem dan eerst contact op met VELEXT zodat wij uw zorg kunnen onderzoeken.

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen in Dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken wanneer onze diensten, website, technologie of wettelijke verplichtingen wijzigen.

De meest recente versie wordt altijd op onze website gepubliceerd, samen met de datum van de laatste update.

16. Contact

Voor vragen over dit Privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met VELEXT via de contactgegevens die op onze website zijn vermeld.